Plataformas colaborativas

 

¿Qué son?

Las herramientas colaborativas son plataformas o aplicaciones que fomentan la conectividad y el trabajo en equipo. Su funcionamiento pasa por un modelo de almacenamiento en la nube, lo cual permite a los trabajadores centralizar la información e interactuar en un mismo canal. 

El objetivo de estas plataformas pasa por mejorar la productividad, planificar, ejecutar, controlar y analizar las diferentes tareas de un proyecto. Además favorecen el intercambio de recursos, la comunicación y la cooperación, manteniendo la información actualizada y mejorando el rendimiento laboral. Las herramientas colaborativas están en auge, más aún si se tiene en cuenta el impacto del teletrabajo y la implementación de formas de trabajo asíncrono y jornadas más flexibles, distintas a los modelos de trabajo que hemos venido conociendo.

6 Funciones de las plataformas colaborativas

1. Facilidad para compartir información

Las plataformas colaborativas para equipos incorporan herramientas que permiten a los usuarios compartir documentos, opiniones, experiencias, calendarios, fotos, vídeos, y mucho más. Los mecanismos implementados buscan minimizar los tiempos de búsqueda de la información requerida para el avance de sus tareas y/o tareas compartidas. Estas soluciones de colaboración mantienen toda la información de interés para la empresa en un solo lugar y a solo unos clics de distancia del usuario.

Un sistema de colaboración como Bitrix24 ayuda, además, a mantener el registro de reuniones y discusiones entre diferentes miembros de la empresa para consultas posteriores; todo ello sin tener que cambiar de aplicación, para responder a las consultas de cada usuario en el momento que lo requiera. Asimismo, los trabajadores tienen acceso a las diferentes actualizaciones, que se van produciendo a lo largo de un proyecto, o a nuevas propuestas para la resolución de problemas.

2. Capturar e incentivar momentos de creatividad

En cualquier momento un usuario puede compartir una idea y recibir los comentarios al instante desde cualquier dispositivo móvil. Las plataformas colaborativas permiten a la organización aprovechar los momentos de creatividad de los usuarios para adaptar las estrategias y evaluar propuestas. La creatividad llega en momentos inesperados, y el aprovechamiento de las ideas depende principalmente de disponer de un entorno apropiado para presentarlas.

Adicionalmente, en este entorno es posible manejar redes sociales internas que generan mayor vínculo en el equipo y mejoran la participación. Al presentar una idea o inquietud, el empleado puede recibir comentarios, reacciones o una idea enriquecedora para su propuesta.

3. Reducción de costos y espacios de oficina  

El trabajo remoto contribuye en la reducción de costos de transporte y de espacios en oficina a las empresas. Esto no sería posible sin las plataformas colaborativas para equipos que garantizan la efectividad de la comunicación acelerando la consecución de objetivos marcados.

De igual forma, muchos profesionales tienen la oportunidad de desarrollarse a plenitud en un entorno familiar, como puede ser su hogar, disminuyendo las tensiones presentes en una oficina. En general, las herramientas de colaboración permiten simular un lugar de trabajo digital que reemplaza el espacio físico y presencial.

4. Mejoras en los tiempos de comercialización 

Para que el proceso de comercialización fluya adecuadamente hacia el éxito, es necesaria la colaboración de todos los equipos de trabajo. Los trabajadores que participan en la producción, los que se encargan del seguimiento y control, y el equipo de ventas deben coordinarse. Con las plataformas para marketing colaborativo todos los trabajadores pueden contribuir en el proceso de publicidad, promoción y marketing de la empresa.

5. Optimizar la experiencia del cliente 

Un buen servicio al cliente pasa por conocer sus necesidades y deseos para poder ofrecer los productos/ servicios que necesitan. En este sentido, el software de colaboración empresarial dispone de los mecanismos para visualización de datos para analizar el mercado y realizar proyecciones. Sumado a esto, la interconexión y registro de interacciones con el cliente facilita la continuidad de servicio independientemente del empleado encargado de atender la solicitud.

Un software de gestión de empresas colaborativo como Bitrix24 mantiene los datos centralizados y las diferentes áreas disponen de una visión completa de sus clientes. Esta información pone sobre la mesa posibles escenarios futuros ante diferentes alternativas de cambio o desarrollo. Asimismo, los datos obtenidos de un servicio prestado al cliente son de gran utilidad para mejoras y desarrollo de nuevos productos.

6. Mayor transparencia en la gestión

El trabajo en un ambiente de colaboración facilita el seguimiento de los avances y la medición de la productividad por parte de todo el equipo. La apertura de la comunicación en diferentes niveles permite identificar los problemas con anticipación para aplicar los correctivos necesarios. De este modo, se evita la duplicidad de trabajo y se realizan los ajustes con mayor fluidez.

 LAS PLATAFORMAS MAS UTILIZADAS

1. Asana: la mejor plataforma de colaboración para equipos interdisciplinario

Asana cuenta con todas las funciones de colaboración que tu empresa necesita para facilitar y aprovechar la colaboración entre diferentes departamentos. Esto incluye lo siguiente: 

• Conexión entre equipos: relaciona equipos, diferentes departamentos, tareas y los objetivos más importantes de la empresa. Con Asana, puedes centralizar y facilitar la colaboración de tu empresa.

• Gestión de tareas: da seguimiento y administra tareas en múltiples proyectos. Cuando realizas cambios en una tarea en un proyecto, puedes verlos instantáneamente reflejados en todos los proyectos en tiempo real.

• Automatizaciones: aprovecha las automatizaciones para estandarizar y delegar el trabajo, crear procesos y comunicarte sobre las tareas más complejas en tiempo real.

• Integraciones: más de 260 integraciones te permiten crear una plataforma integral. Conecta todas tus herramientas favoritas en un solo lugar.

• Gestión de proyectos: Asana va más allá de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos e incluye todo lo que necesitas para supervisar, compartir y completar con éxito proyectos complejos.

• Base de conocimiento: usa Asana como un sistema de registro, para que todos en la empresa siempre sepan qué se está haciendo y por qué.

• Seguridad: controla los permisos, protege el almacenamiento en la nube y automatiza las actualizaciones dentro de Asana.

  

2. Slack: ideal para la comunicación de los equipos

Slack es una de las principales herramientas de comunicación que ha aliviado la dependencia de los emails. Slack ofrece una solución de mensajería instantánea rápida y segura, alojada dentro de espacios de trabajo. A los clientes les encanta y dicen que es fácil de usar y de configurar canales específicos para que los equipos se comuniquen sobre diferentes temas, proyectos e intereses no laborales. Su diseño hace que la interacción sea simple y divertida, lo que es especialmente importante para los equipos que trabajan en diferentes partes del mundo.

https://asana.com/es/apps/slack

3. Google Workspace: ideal para colaborar en documentos

Si alguna vez has trabajado en un documento, solo para descubrir que tu jefe revisó una versión diferente y desactualizada, sabes por qué muchos equipos usan Google Workspace. Los documentos interactivos te brindan la flexibilidad de realizar cambios y agregar sugerencias en tiempo real, lo que reduce los errores. Además, los clientes dicen que el almacenamiento en la nube de Google Drive es fácil de configurar y se puede empezar a usar de inmediato.

https://asana.com/es/google-workspace

4 . Trello

Trello permite compartir listas, donde puedes incluir todas las notas que quieras (éstas  son denominadas cards). En ellas puedes categorizar texto, imágenes, dibujos, mock-ups, etc. Ofrece una forma muy práctica y visual de organizar la información. Y todo ello de forma gratuita.  

Trello también ofrece integración con otras herramientas de colaboración populares en Internet, cómo puede ser slack u otras aplicaciones, lo que hace que mantenerse conectado sea aún más fácil entre los miembros del equipo, aunque estén trabajando desde casa. Otra ventaja es que permite a los equipos realizar un seguimiento de los proyectos y tareas desde un solo lugar. Tiene un sistema tablero estilo Kanban que permite a los usuarios arrastrar y soltar elementos en diferentes categorías y priorizar tareas con facilidad, esto hace que sea fácil permanecer al tanto de las diferentes fases del proyecto y saber qué tareas se están ejecutando y que tareas están pendientes de ejecutar. Por lo tanto, todos los trabajadores pueden estar al tanto del estatus actual del proyecto y determinar las líneas por las que deben seguir. 

5. TeamViewer

TeamViewer es un software para el acceso remoto, así como para el control y el soporte en remoto de ordenadores y otros dispositivos finales.¹​ La plataforma fue lanzada al público en 2005²​ y su catálogo de servicios se ha ido ampliando de forma continúa. La última innovación ha sido la integración de TeamViewer Meeting.³​ TeamViewer no exige registrarse y es gratuito si se utiliza con fines no comerciales, lo cual ha ayudado a una mayor difusión del software.⁴​ TeamViewer es el producto principal de la empresa homónima con sede en Göppingen, Alemania.⁵​⁶​

 

6. Dropbox

Dropbox es una plataforma de colaboración y almacenamiento de archivos en línea que ofrece a los usuarios una forma cómoda y segura de almacenar, compartir y acceder a sus documentos, fotos, vídeos y otros contenidos digitales. Es una solución de almancenamiento en la nube que se sincroniza en todos los dispositivos (ordenador portátil, ordenador de sobremesa, tableta, teléfono), lo que te permite acceder a los contenidos desde en cualquier lugar.

Dropbox también proporciona funciones avanzadas, como colaboración en equipo, control de versiones, borrado remoto y una serie de medidas de seguridad para garantizar que los datos estén siempre a salvo y seguros. 

7. Google Suite

La G Suite (o Google Suite) es un conjunto de herramientas ofimáticas y empresariales que Google provee en la nube a empresas para mejorar la productividad de la operación. 

El punto de inicio está en que todas las herramientas es la configuración del dominio de la empresa (@empresa.com) en la plataforma de G Suite. Una vez se realiza la implementación se abre la posibilidad de utilizar aplicaciones web como:

 

• Correo electrónico
• Chat
• Calendario
• Documentos
• Entre otros.